第一章 总 则

　　第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《安徽省地质矿产勘查局公文处理实施细则》，结合我院实际，制定本规则。

　　第二条 机关公文是院机关和二级法人机构在管理过程中形成的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达贯彻党的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验，进行公务活动的重要工具。

　　第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条 院长办公室是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导所属单位的公文处理工作。公文由院长办公室统一收发、批办、用印和归档。

　　第五条 公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则。以行政名义行文应区分对象，不得对下级机关党组织布置任务、作指示。

　　第二章 公文种类

　　第六条 根据我院的实际情况，公文种类主要有：

　　（一）请示­­­——适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（二）报告­­­——适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

　　（三）通知­­­——适用于批转下级机关或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

　　（四）决定——适用于对某些重大事项、重大问题作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

　　（五）通报——适用于介绍工作经验，表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　（六）批复——答复下级机关的请示事项和审批项目等。

　　（七）函——适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向有关平行机关请求批准等。

　　（八）意见——适用于对重要问题提出见解和处理方法。既可作为上行文，也可作为下行文或平行文使用。

　　（九）会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。

　　第三章 公文格式

　　第七条 公文格式主要包括：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、印发机关及印发日期等。

　　（一）发文机关标识应当使用全称或规范化简称后加“文件”组成。

　　（二）公文发文字号。包括文件代字、年份、序号，用3号仿宋体，居中排布。公文的主要形式和代字使用见《关于我院统一代字使用的通知》（院办〔2007〕20号）。

　　年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”。

　　（三）上报上级机关的请示、报告、意见需标识签发人姓名，在横线之上平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，“签发人：×××”居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　（四）公文标题。包括发文机关名称、公文主要内容、公文种类。标题文字力求扼要简短，标题中除法规、规章名称要加书名号外，一般不用标点符号。公文标题用2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，应注意词义完整，排列对称，间距恰当。

　　（五）主送机关应使用全称或规范化简称、统称，标列在标题之下，正文的上行。上行文只应主送一个机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式，标列在抄送栏内；平行文的主送机关应根据要求写具体；下行文的主送机关应视公文的内容和发送范围而定。公文的抄送机关一般按党、政、群顺序排列。

　　（六）正文是公文的主体部分，用以表达公文的内容。文字表达应用公文用语，力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。

　　（七）公文如有附件，应在正文之下空1行左空2个字、公文落款之上用3号仿宋体字注明“附件：”及序号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号）。附件如有序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。

　　（八）公文落款。落款处不再署名发文机关名称，只加盖主办机关的印章。公文除会议纪要外，一律加盖印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

　　（九）当公文排版后所剩下的空白不能容纳印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。

　　（十）成文时间。一般公文一律以签发人签发日期为准；会签文件和联合发文，应以最后会签部门领导人的签发日期为准。

　　（十一）主题词。标引在公文末页左下端、抄送栏之上，“主题词”3个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1字。公文主题词的标引，一般不超过5个词目。标引顺序是先标类别词，再标类属词。如《关于编制2008年预算的通知》，先标类别词“财政”，再标类属词“预算”，最后标上“通知”。

　　（十二）抄送栏。设在公文末页下端、公文印发机关栏之上，抄送栏左右各空一字，用3号仿宋体标识，在“抄送”后标全角冒号。抄送机关与机关之间同一单位各部门用顿号隔开，其他用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。每个层次的抄送机关后标句号。

　　（十三）印发机关栏。设在公文末页最后一行。用3号仿宋体字。用单位名义行文印发机关为办公室。印发日期以公文复印的日期为准，用阿拉伯数字标识。印发机关左空1字，印发日期右空1字。

　　公文双面印刷，版记应在公文的最后一面，版记的最后一个要素“共印×份”置于最后一行，右空1字。

　　（十四）公文用纸采用A4型纸，左侧装订。正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字。

　　第四章 行文规则

　　第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，做到上下有别，平行机关行文平等，党政分别行文。

　　第九条 院机关各职能部门除院办公室外，不得对外正式行文。但非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知，对一般性来函的函复，可以直接行文。

　　院长办公室根据单位领导的授权，可以向系统外的有关机关作一般性、事务性公文的行文。

　　第十条 公文凡涉及其他部门职权范围的问题，应协商一致。未协商一致的，不得各自行文，同时院办公室有权不予审核。

　　第十一条 请示应一文一事.对上报的一文数事的请示或请示中要求解决的问题不明确,院办公室有权退回重办。

　　除领导同志直接交办的事项外，“请示”不要直接送领导同志个人，也不要同时抄送下级机关。

　　第十二条 “报告”不得夹带请示事项。对报告中夹带请示事项的公文，只按报告处理，不予答复。

　　第十三条 院二级法人单位的《请示》、《报告》、《通知》、《通报》、《决定》、《规定》之类的公文须报院长办公室备档。

　　第五章 收文办理

　　第十四条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　（一）签收。公文一律由院办公室专人签收。院属各职能部门自行收到的办文，应按办文程序一律先送办公室登记后再办。除领导同志直接交办的事项外，不得将公文报送领导同志个人。领导同志或处室不受理未经办公室签收的公文。

　　（二）拟办。对上级机关下发或需要办理的公文，由办公室负责同志认真审阅后及时提出拟办意见。对平级和下级部门抄送本单位阅知的文件、简报等，分送有关领导同志和部门阅知。

　　（三）催办。根据办理文电件件有着落、事事有交代的要求，凡由办公室送领导人批示、送有关科室（部门）办理和送会签的文电、以及院领导交办的事项，院办要负责催办；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第六章 发文办理

　　第十五条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　（一）草拟。草拟公文应当做到：

　　1、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。

　　2、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号，并加圆括号。

　　3、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　4、应当使用国家法定计量单位。

　　5、文内使用非规范化简称，应当先注明全称并注明简称。

　　（二）审核。公文撰拟后经过拟稿部门负责人核稿后送院办公室审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。未经办公室审核的公文不得送领导人签发。

　　办公室在审核中发现的问题需作较大修改时，应与办文部门协商研究修改；问题较多的文稿，退回办文部门重办；修改较多或字迹潦草的，由办文部门抄清后再送领导签发。

　　需要会签的公文，由办文部门送有关部门会签。

　　（三）签发。以院或二级法人单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；制发的下行文或平行文，由主要负责人或分管负责人签发。非特殊情况，领导人不签发未经办公室审核的公文。

　　（四）打印。经办公室登记后的文稿原则上由打字员按公文处理规定统一排版打印，特急件、急件应按要求立即打印。排版后文稿的校对由主办部门负责。校对文稿必须准确无误，校对与原稿必须一致，不得擅自修改原稿，如必须修改时，应征得办公室核稿人认可，重要修改需要签发领导同意。打印完的稿件应保证质量，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。

　　第七章 公文管理

　　第十六条 公文由各单位办公室文秘人员或指定人员统一收发管理。

　　第十七条 院属各单位的相关工作人员因工作需要查阅公文需经院办公室负责人同意；复制、摘抄资料需经院分管领导批准。

　　第十八条 外出参加会议带回的公文和资料，必须交院办公室统一保管。

　　第八章 公文归档

　　第十九条 公文办理完毕，应按《档案管理办法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　第二十条 归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）以便于保管和利用。

　　第二十一条 本办法自发布之日起施行，由院长办公室负责解释。