第一章 总 则

　　第一条　为了加强院电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》和《电子文件归档与管理规范》，结合院实际，特制定本办法。

　　第二条　本办法适用于院属各单位、机关各部门。

　　第三条 本办法所使用的下列基本概念具有特指的涵义：

　　（一）电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、移动存储等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。

　　（二）归档电子文件　指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

　　（三）背景信息　指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

　　（四）元数据　指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

　　（五）逻辑归档　指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向院办移交的过程。

　　（六）物理归档　指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向院办移交的过程。

　　（七）真实性　指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

　　（八）完整性　指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

　　（九）有效性　指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

　　第二章 管理职责

　　第四条 院电子文件归档与管理工作由分管档案工作的副院长全面负责，院办负责电子文件管理制度和技术措施的制定与实施，负责对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，负责归档电子文件的管理和提供利用。

　　第五条 各单位分管档案工作的领导对本单位电子文件管理负有全面责任，要明确部门职责，责任到人，并将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。各单位兼职档案员负责本单位电子文件归档的管理、监督和指导。

　　第六条 加强信息化工作和档案工作的协调，各单位信息化建设和办公自动化系统的设计，要满足档案管理的功能需求。各单位、各部门的信息管理人员要为电子文件归档管理提供信息技术支持，以确保电子文件的真实性、完整性、有效性和电子文件管理工作的连续性。

　　第七条 各单位、各部门要按照档案管理的要求，认真积累整理本单位、本部门形成的电子文件，及时有效地完成电子文件的归档工作。

　　第三章 电子文件的收集

　　第八条 电子文件的收集积累应符合以下要求：

　　（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应保留。文件定稿以及相应的背景信息和元数据、记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应保留。

　　（二）随时对电子文件进行备份，定期将电子文件存储于能够脱机保存的载体上，并采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

　　（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等（见表１）。

　　（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式、如无法转换，则应将相关软件一并收集。

　　（五）对用计算机辅助设计（CAD）或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。

　　（六）对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩方法和相关软件。

　　（七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

　　（八）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等（见表１）。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

　　（九）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数，管理数据等应与电子文件一同收集。

　　（十）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

　　第九条 电子文件收集积累的格式：

　　（一）文本电子文件以为Word、Excd通用格式。

　　（二）图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

　　（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI、dvd为通用格式。

　　（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

　　第十条　电子文件的登记应符合以下要求：

　　（一）每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记（见表２），每种格式的电子文件均应由信息管理人员在《电子文件登记表》中登记（见表１）。上述两种表格应与电子文件一并向院办移交。

　　（二）电子文件登记表和电子文件目录应制成电子表格与电子文件同时保存。永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存。

　　（三）电子文件类别指：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据库文件。

　　第四章 电子文件的归档

　　第十一条　电子文件的归档要求：

　　（一）电子文件形成部门按规定将每年办理完毕经过鉴定符合归档条件的电子文件向院办移交，要做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。

　　（二）归档电子文件按"件"进行管理。按保管期限-年度或保管期限-年度-机构（问题）分类。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

　　（三）一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中，归档后的电子文件的载体应设置成禁写状态。

　　（四）具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，应同时保存电子文件的纸质版本或缩微品。

　　（五）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

　　（六）加密文件夹应在解密后进行归档。

　　（七）压缩文件应在解压缩后进行归档。

　　第十二条　电子文件的归档范围 ： 文本类：院纸质档案归档范围的电子文件。

　　数据库及相关程序类：各类数据库及数据库管理软件。

　　多媒体类：已数字化的有保存价值的录像及盘片、多媒体演示系统等。

　　网页类：院及各单位制作的网页内容等。

　　图形、图片类：用数码相机拍摄或扫描的有归档保存价值的重要活动或人物照片，基建图纸、规划设计图纸和产品设计图纸的CAD文件及制作软件。

　　第十三条 电子文件的归档方式有两种，即逻辑归档和物理归档。逻辑归档实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定每半年归档一次。脱机保存时使用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　　第十四条 归档电子文件的鉴定工作由文件形成部门和院办共同承担。依照院制定的归档范围和保管期限表，确定电子文件的归档范围、密级和划定保管期限，电子文件背景信息和元数据保管期限与内容信息的保管期限一致。

　　第五章 归档电子文件的移交

　　第十五条 归档电子文件的移交和接收可在确保信息安全的前提下通过网络实现，或向院办移送光盘、磁带、硬磁盘、U盘。

　　（一）通过网络进行交接的，移交方首先填写《电子文件交接登记表》（见表3）中相关内容，并随同电子文件（含《电子文件登记表》（见表1）、《电子文件目录》）一并移交。院办对接收的电子文件检验合格后，填写《电子文件交接登记表》（见表3）相应内容，并将登记表送达电子文件移交单位进行确认。

　　（二）使用脱机载体进行交接的，存储电子文件载体的装具上应贴有标签，标签上应注明年度、机构和载体编号。在接收电子文件时，文件形成单位和院办均应对每套文件的载体及技术环境进行检验，合格率达到100%方可交接。交接双方验收合格后，填写《电子文件交接登记表》（见表3）一式两份，双方各存一份。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。

　　第十六条 通过网络实施移交的电子文件应检验核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整；采用脱机载体实施移交的还应检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒。

　　第六章 归档电子文件的保管和利用

　　第十七条 归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。

　　第十八条 归档电子文件的保管应符合下列条件：

　　（一）归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。

　　（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

　　（三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。

　　（四）保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。

　　（五）保管环境温度选定范围：17℃—20℃；相对湿度选定范围：35%—45%。电子文件载体要避免阳光直接照射。

　　第十九条 院办每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，按档案保密要求进行处置。

　　第二十条 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

　　第二十一条 院办应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见表4）。

　　第二十二条 系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见表5）。

　　第二十三条 利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。

　　第二十四条 归档电子文件的封存载体不得外借。在提供利用时应使用其拷贝件。归档电子文件未经批准不得擅自复制。

　　第二十五条 二水网站内的电子档案系统是信息资源共享平台，原则上由各科室、各单位负责收集更新，院办负责权限授予、资料审查与督办，防止泄密等管理工作。

　　第七章 附 则

　　第二十六条 本办法由院办负责解释。

　　第二十七条 地质资料汇交的电子文档按上级科档要求管理。

　　第二十八条 本办法自2008年5月开始施行。